Успеть за два месяца. Сколько времени занимает организация корпоративных мероприятий

В организации мероприятий нужно учитывать не только бюджет, идею или логистику, но и временные затраты, ведь у любого события есть свои сроки. Например, никто не возьмётся за организацию регионального форума, когда до его старта остаётся одна неделя.

В корпорации творчества EventCorpLife* дали советы, сколько потребуется времени для организации качественного мероприятия и какие сложности могут возникнуть, если тайминг сильно ограничен.

"В среднем на комфортную реализацию проекта закладывается два полноценных месяца. Но если вы хотите организовать сложное масштабное мероприятие, то, конечно, лучше обратиться за полгода или год, чтобы реальность соответствовала ожиданиям", – говорит руководитель EventCorpLife Виктория Романова.

В event* можно выделить три основных этапа:

1. Бриф, букинг подрядчиков и бронь площадки. Длительность этого этапа во многом зависит от оперативности заполнения задания и формирования общего понимания, что хочется получить в завершении. Заложим на него не более одной недели.
2. Разработка концепции, сценария, подготовка и рассылка пригласительных, согласование дресс-кода. На разработку концепции сразу закладывайте от двух недель до одного месяца (зависит от заданной даты и сроков подготовки проекта). Поверьте, поиск идей и финальное согласование отнимут значительное количество времени, но без этого никуда. На подготовку сценария также уйдёт около двух-трёх недель. И это дело стоит поручить опытному райтеру*, а не бросаться вспоминать уроки литературы и русского языка со школы.
3. Сама реализация. Самая вкусная и приятная часть активной подготовки: репетиции, саундчеки*, прогон медиаконтента на LED* экранах, проход зон логистики. В этот период стоит забыть о таких понятиях, как сон, выходные, завтрак и каникулы, если вы, конечно, сами являетесь организатором.

Репетиционный процесс в среднем занимает одну-две недели, сюда входит две-четыре онлайн-репетиции + две-три офлайн. Обязательно проведите одну сводную репетицию на площадке и одну световую, чтобы специалист по освещению прописал программу иллюминации, света и спецэффектов для вашего праздника. Часто режиссёр объединяет эти две репетиции в одну, ради экономии времени и ресурсов.

В финале самого проекта не спешите пускать всё на самотёк. С самого утра отправляйте команду готовить костюмы, проверять площадку и реквизит, координировать артистов и кейтеринг.

Команда EventCorpLife / Фото: предоставлено компанией

"Помните главное: в любом мероприятии бывают ЧП, и относиться к ним стоит с холодным сердцем и твёрдым рассудком. Чем быстрее вы обнаружите проблемы, тем более оперативно успеете всё исправить. Идеальный опыт бывает только в кино, ведь как минимум человеческий фактор никто не отменял. Но если вся эта тревожность за успех каждого этапа проекта не для вас, то вы всегда можете обратиться к профессиональным организаторам", – подытожила Виктория Романова.Корпорация творчества EventCorpLife
Адрес: г. Барнаул, ул. Гвардейская, 1/1, 3 этаж
Телефон: +7 (3852) 609-111
Почта: Romanova@altfm.ru
WA: +7 913-210-91-11
Сайт*EventCorpLife ("ИвентКорпЛайф"); event ("ивент") – от англ. событие; райтер (от англ. writer – писатель) – тот, кто сможет преобразовать идею автора в красиво написанный текст; саундчеки (от англ. Soundcheck) – процесс настройки звукового оборудования и аппаратуры; LED (ЛЕД) – светодиодный экран.

ИП Романова В.Е.