Бумага дороже. Эксперты рассказали, почему стоит переходить на электронный документооборот
Электронный документооборот — естественная стадия модернизации рабочего процесса. Однако многие бухгалтеры считают переход на ЭДО лишними хлопотами и продолжают работать с бумагой. Менеджер компании ПРОКС Жанна Игнашина рассказала, в чём преимущества электронного документооборота, и почему стоит обратить внимание на ЭДО от 1С.
Время и деньги
Возможность обмениваться документами в киберпространстве значительно ускоряет процесс согласования, совершения и закрытия сделки. Они приходят мгновенно, и каждый этап движения можно отследить. Отчётность сдаётся вовремя, а вероятность ошибок значительно снижается. Не нужны галереи стеллажей для хранения бумажного архива, и их невозможно случайно потерять.
«Это действительно облегчает жизнь. Бухгалтеры, которые сейчас приходят на работу, прекрасно понимают, что цифровой обмен документами ускоряет процесс. Плюс экономия денег. Вспомним заоблачные цены на бумагу весной, ещё и дефицит. Подключить ЭДО было дешевле, чем купить пачку бумаги», — отметила Жанна.
Почему 1С?
На рынке достаточно много сервисов, позволяющих обмениваться документами. Чем хорош 1С: ЭДО? Дело в том, что практически у каждого предпринимателя есть товароучётная система, система для ведения бухгалтерского учёта. В большинстве случаев это 1С.
Сервис 1С: ЭДО встроен в систему 1С. По сути, если бухгалтер или предприниматель работает в 1С: Бухгалтерии или в других программах линейки 1С, то это его единое рабочее поле, он не выходит за его рамки. Не нужно докупать дополнительные сервисы, чтобы документы попадали напрямую в 1С. Они уже будут там.
«Вот мы направили приглашение своему контрагенту, тот его принял. Тут же составили документ, отправили. Партнёр его подписал, и ответ сразу прилетел в программу. То же самое с входящими документами. Их сразу видно в 1С. Идёт огромная экономия рабочего времени. И ещё это возможность избежать ошибок: мы не переносим документ вручную в свою товароучётную систему, как это бывает с другими сервисами, а просто проверяем его и проводим — у нас уже готовый документ в 1С», — объяснила специалист.
Фото: компания ПРОКС
Политика ценообразования
Стоимость 1С: ЭДО зависит от количества документов, которыми обменивается клиент. Если поток документов входящий, сервисом можно пользоваться бесплатно. На таком минимальном тарифе есть возможность отправить до пяти комплектов документов в месяц. Это подходит для небольшого бизнеса.
Для крупных игроков рынка чем больше объём документооборота, тем выгоднее тарификация. Причём оценивается не один документ, а целый пакет — всё, что подтверждает сделку: товарная накладная, акт, договор. Можно прикрепить документ свободного образца, если это нужно клиенту.
Как начать использовать ЭДО
Для подключения электронного документооборота не так много требований. И чаще всего техническое оснащение у клиента уже есть.
Так, обязательна электронная подпись, которой подписывают документы, и программа для работы с ней — «КриптоПро». Сегодня такая подпись есть практически у каждого, кто сдаёт отчётность, её выдаёт налоговая или доверенный удостоверяющий центр.
Программа 1С также есть у большинства. Технические специалисты компании ПРОКС в течение часа могут настроить сервис и ознакомить с его работой.
Если у контрагента другой оператор, настраивается роуминг. Сделать это нужно будет лишь один раз. Если документ некорректный, клиент способен его аннулировать или отправить на корректировку.
Сотрудники компании ПРОКС помогут найти ответ на любой вопрос, да и оператор 1С: ЭДО обеспечил клиентов отдельной линией поддержки. Все решается оперативно и продуктивно.
Навстречу прогрессу
Всё идёт к повсеместному электронному документообороту. Обязательная маркировка некоторых видов товаров уже перевела часть рынка на ЭДО. Государство стремится сделать экономику наиболее прозрачной.
«В выступлениях наших чиновниках звучат планы перейти на ЭДО к 2024 году, не зря завершающие этапы по маркировке стоят на этот период. Пока это относится не ко всем, но настанет день, когда ЭДО станет обязательным. Да, присутствует сила привычки, страх перед новыми технологиями. Новое всегда непривычно и непонятно. Но когда есть специалисты, готовые помочь вам разобраться и всё сделать, нужно ловить момент и пользоваться этим. И когда нас заставят перейти на ЭДО, мы уже будем к этому готовы», — подытожила Жанна Игнашина.